Warum läuft die Kommunikation in einem Unternehmen manchmal so chaotisch wie “Stille Post“ – Spielen und auf welche Weise kannst du explizit auf eine vorteilhafte Kommunikation einwirken?
Dieser Artikel soll sich damit beschäftigen, welche Arten von Kommunikationsstörungen in einem Unternehmen entstehen können, wie man diesen entgegenwirken kann und dir Tipps an die Hand geben, wie du deine eigene Kommunikation klarer und effektiver gestalten kannst.
“Man kann nicht nicht kommunizieren.”Watzlawick, aber wie wir erfolgreich kommunizieren, können wir erlernen!
Zu Anfang stellen wir dir die 4 Formen von Kommunikation vor, die zwar Jedem von uns relativ bekannt sind, jedoch nicht in ihrer Vielfältigkeit und Einsatzmöglichkeit:
4 Formen der Kommunikation in Unternehmen
- Verbale Kommunikation
Die verbale Kommunikation umfasst alle Wörter, die unseren Mund verlassen, aber auch die Art und Weise, wie wir unsere Gedanken in Gesagtes verwandeln und in die Welt entlassen. Je nachdem mit welchem Publikum wir kommunizieren, ist es wichtig, uns im Sprachniveau, der Fremdsprachlichkeit und der Förmlichkeit anzupassen. Mit dem 5- jährigen Neffen macht es beispielsweise wenig Sinn, förmlich über die neuesten politischen Ereignisse zu diskutieren. Neben dem Inhalt sind, ganz nach dem Motto “der Ton macht die Musik”, vor allem die Tonhöhe und der Tonfall für die Kommunikation entscheidend. Mit einer hohen oder sehr tiefen Stimme kann man Emotionen wie Erregung, Formalität aber auch Temperamentlosigkeit vermitteln, auch wenn man dies nicht bewusst intendiert.
Was verbirgt sich hinter dem oft gewünschten “richtigen Tonfall?”
Im Duden übersetzt mit der “Art des Sprechens im Hinblick auf Sprachmelodie, Intonation, die Eigenart des Klanges der Sprache eines Sprechenden.” Häufig machen wir uns über diese Aspekte beim Sprechen wenig Gedanken, spüren aber beim Gesprächspartner deutlich, welchen Tonfall er (unbewusst) gegenüber uns anschlägt. - Nonverbale Kommunikation
Manchmal verrät der Gesichtsausdruck mehr als tausend Worte.
Mit unserer Körpersprache können wir unser Gesagtes nicht nur unterstützen, sondern auch konträre Signale geben oder sogar Worte komplett überflüssig werden lassen. Leider lässt sich die eigene Mimik oft schwerer kontrollieren als die Wortwahl und kann anderen Menschen tiefe Einblicke in unseren Gefühlszustand geben. Zu unseren stärksten nonverbalen Elementen zählen der Gesichtsausdruck, der Augenkontakt, die Körperhaltung, sowie Berührungen und Gesten. Nicht nur als Sprechender können wir physische Kommunikation nutzen, sondern auch als Zuhörer können wir unseren Gesprächspartner mittels einer offenen, zustimmenden oder beruhigenden Körperhaltung oder Gesten dazu einladen, weiterzureden oder Sympathie zu vermitteln. Zeigt unser Gesprächspartner hingegen die Mimik eines Steins, versteinern wir oft selbst in unserem Redefluss. Wir können gezielt lernen, unsere Körpersprache effektiv einzusetzen, um sie in Diskussionen oder wichtigen Gesprächen positiv nutzen zu können.
„Handlungen werden allgemein besser verstanden als Worte. Das Zucken einer Augenbraue, und sei es noch so unscheinbar, kann mehr ausdrücken als hundert Worte.”
>> Charlie Chaplin - Schriftliche Kommunikation
In der schriftlichen Kommunikation haben wir den Vorteil, über mehr Zeit zum
Überdenken des Inhalts der Nachricht zu verfügen, jedoch gehen auch die
Begleitinformationen wie Mimik, Gestik oder Tonhöhe verloren, die teilweise zur richtigen Interpretation beitragen. In einer Textnachricht ist es wichtig auf Klarheit, nötige Formalität und eine übersichtliche Struktur zu achten. - Visuelle Kommunikation
Durch das moderne Zeitalter können wir z. B. Diagramme, Fotos, Skizzen, Videos, Grafiken und sogar Emojis und GIFs für das bessere Verständnis unserer Botschaft einsetzen. Dabei sollten wir darauf achten, dass Bilder nicht von unseren (geschriebenen) Worten ablenken sondern diese: verstärken verständlicher machen dem selben Niveau entsprechen (keine Katzenbilder in wichtigen Präsentationen) zum Erinnerungs-Potenzial beitragen
3 Arten von Kommunikationsstörungen im Unternehmen
Fehlende Kommunikation:
“Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.”
>> Cyril Northcote Parkinson
Häufig wird im Unternehmen zu wenig kommuniziert, vieles wird als logisch oder selbstverständlich angesehen und leider zu wenig hinterfragt. Doch Unwissenheit, erlebte Ungerechtigkeit oder Verwirrung kann der/die Kolleg*in oder der/die Chef*in meist noch nicht riechen und wird erst bemerkt, wenn das Problem schon zum Himmel stinkt. Deshalb: Nur wer Klartext redet, riskiert verstanden zu werden!
2. Kommunikation auf dem falschen Ohr
Nachrichten können laut Friedemann Schulz von Thun auf 4 Ebenen ausgesprochen und auf 4 Ebenen verstanden werden.
Kurz an einem Beispiel erklärt:
Mit dem Satz “Es ist kalt” äußert die Frau:
- auf dem Sachohr: “Es herrscht eine kalte Temperatur.”
- auf dem Selbstoffenbarungsohr: “Ich friere.”
- auf dem Appellohr: “Mach es wärmer!” (z.B: Fenster schließen)
- auf dem Beziehungsohr: “Du darfst mich wärmen/ Ich möchte Körperkontakt”
Alle Ohren lassen, wie du vielleicht bemerken konntest, viel Platz für Interpretationen und oft möchte der Sprecher gar nicht alle Ohren ansprechen. Vielleicht dient die Information rein zur Sachinformation und ob eine Aufforderung inkludiert ist, muss der Angesprochene im Kontext beurteilen. (Vielleicht genießt die Frau ja auch die Kälte nach einer heißen Sauna oder möchte abends lieber alleine wieder ins Haus gehen, statt Körperkontakt.)
Oft ist es schwer zu beurteilen, wie eine Aussage zu interpretieren ist. Sich der 4 Ohren bewusst zu sein und eigene Aussagen danach klar zu formulieren, kann sich aber schon sehr positiv auf eine störungsfreie Kommunikation auswirken.
3. Verzerrte Kommunikation
Durch Weitergabe über mehrere Personen, äußere Störfaktoren wie Lärm, technische Übertragungsfehler oder Sprachschwierigkeiten, komm (ganz wie beim Flüstern im “Stille-Post-Spiel”), beim Empfänger oft eine ganz andere Nachricht an, als der Sender mitteilen wollte. Der Kontext, die Vorerfahrung und die psychische Verfassung, in der sich die Gesprächspartner befinden, können zudem maßgeblich auf die Interpretation des Gesagten oder Nichtgesagten (Nonverbalen) einwirken.
Missverständnisse können oft leicht durch Hinterfragen, Wechseln des Kommunikationsmediums (z.B.: Telefonieren anstatt Schreiben) oder Offenlegung von Hintergrundinformationen (z.B: der aktuelle Gefühlszustand) aus der Welt geschafft oder gar vermieden werden.
6 Regeln für eine erfolgreiche Kommunikation in Unternehmen
- Ich-Botschaften statt Du-Botschaften:
Um niemanden persönlich anzugreifen und einen Gegenangriff zu riskieren, sprich von dir selbst, offenbare deine Eindrücke/Gefühle und begründe sie.
z.B.: Sage nicht: “Du bist immer so respektlos.” sondern. “ Ich fühle mich teilweise nicht sehr respektiert, wenn wir eine Unterhaltung führen, weil…” - Keine Übertreibungen oder Verallgemeinerungen:
Anstatt einer Person vorzuwerfen, dass sie immer so handelt / reagiert, konkretisiere deine Bitte/Anmerkung auf spezifische Situationen oder Aussagen. Damit kann der Angesprochene viel mehr anfangen und fühlt sich nicht auf diese (negative) Handlungsweise reduziert. - Keine Vergleiche:
Wenn du Personen mit anderen vergleichst, kann dies dazu führen, dass sie sich minderwertig und wenig geschätzt fühlen. Spreche lieber konkret an, wo du Verbesserungsbedarf siehst, ohne dabei zu persönlich zu werden oder konkurrierendes Verhalten zu fördern. - Nicht hilft nicht:
Say what you want, not what you don’t!
Verneinungen wirken nicht nur sehr viel negativer, sondern lassen dein Gegenüber auch mit der Ungewissheit zurück, wie es besser gehen würde.
Anstatt sich zu beschweren und Kritik zu üben, suche nach Lösungsstrategien und konkreten Verbesserungsideen:
z.B.: Anstatt zu sagen: “Ich finde, unser Team ist zu unorganisiert und es finden zu wenige Meetings statt.” Sage: “Ich würde mir etwas mehr Organisation im Team wünschen und mich gerne jede Woche zu einem Meeting treffen und einen Teamkalender anlegen.” - Empathie und Wertschätzung zeigen:
Auch wenn du mit einem/einer Kolleg* in nicht einer Meinung bist, versuch die Hintergrundgedanken und die Intentionen seiner/ihrerseits zu verstehen. Eine wertschätzende und offene Haltung für andere Sichtweisen und Ideen ermöglicht eine sehr viel angenehmere Argumentationsgrundlage. - Keine Schuldigen, sondern Lösungen suchen:
Bestrafungen und eine negative Fehlerkultur tragen meist nicht zur Innovation des Unternehmens bei. Anstatt auf die Suche des Schuldigen zu gehen, solltest du die Ursache ausfindig machen und Überlegungen anstellen, wie solche Situationen in Zukunft verhindert/effizienter gestaltet werden können. Möchtest du mehr über eine nachhaltige Fehlerkultur und gesunden Perfektionismus erfahren, lese hier weiter in dem Artikel: “Gibt es gesunden Perfektionismus?”
„Die Sprache ist die Kleidung der Gedanken.“
>> Samuel Johnson
Zieh nicht nur dein schickstes Business-Outfit an, sondern umhülle auch deine Gedanken mit samtweichen, passenden und farbenfrohen Kleidern, um dich stylisch in gelungener Kommunikation zu kleiden!
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